Contrôle fiscal: quelques principes essentiels

1. Quels locaux de la pharmacie peuvent-ils être visités ?

Les inspecteurs ont droit de visiter les locaux professionnels (lieu d’accueil, locaux de préparations, de stockage, local administratif…) à toutes les heures où une activité s’y exerce.

Si des patients sont présents, le contrôleur ne peut pas faire entrave à l’exercice de l’activité professionnelle, ni entraîner une violation du secret professionnel. Vous avez donc le droit de demander au contrôleur de prendre place dans un autre local afin qu’il ne perturbe pas votre travail.

2. L’inspecteur doit-il s’identifier officiellement ?

Ils ne doivent pas directement s’identifier. Ils peuvent d’abord entrer incognito mais dès qu’ils commencent officiellement le contrôle fiscal, ils doivent s’identifier.

A ce moment, il doit vous montrer sa carte d’inspecteur et vous êtes en droit de téléphoner à l’inspection afin de vérifier que cette personne est bien habilitée à faire le contrôle.

3. Puis-je refuser à l’inspecteur l’accès de ma pharmacie ?

Vous êtes obligé de laisser l’inspecteur faire son travail.

4. Le propriétaire et/ou le pharmacien titulaire n’est (ne sont) pas présent(s), peuvent-ils faire le contrôle ?

Oui. En l’absence du propriétaire et/ou du pharmacien titulaire, l’inspecteur peut procéder aux inspections nécessaires. Nous conseillons au pharmacien présent de contacter le pharmacien titulaire directement afin que celui-ci puisse se libérer rapidement et être présent sur les lieux si nécessaire.

Cependant les membres du personnel peuvent refuser de communiquer les pièces sans l’accord préalable de leur employeur.

Lorsque le contrôle a lieu en l’absence du pharmacien responsable ou de l’employeur, le pharmacien présent doit clairement indiquer dans le procès-verbal que le pharmacien-titulaire doit être informé par écrit de l’enquête et des supports qui ont été copiés.

5. Dois-je collaborer à un contrôle ?

Oui. Si vous ne collaborez pas, vous risquez des amendes.

6. Quels sont les documents pouvant être communiqués à l’inspecteur du fisc ?

Tous les livres et documents nécessaires à la détermination du montant des revenus imposables, dans les lieux où ces livres et documents ont été tenus et établis.

o Registres de comptabilité

o Factures

o Bon de commande

o Document de transport

o Document de paiement

o Ticket de caisse

o Document ristourne

o …

Tous autres éléments utiles (par exemple correspondance commerciale, contrats, bandes de caisses enregistreuses.

Toute communication fait l’objet d’un accusé de réception.

7. Quid des données informatiques ?

Le contribuable à une obligation de communiquer les dossiers d’analyse, de programmations et d’exploitation du système utilisé, ainsi que les supports d’information et toutes les données qu’ils contiennent.

Le contribuable effectue lui-même les copies. L’administration ne peut pas prendre l’initiative de manipuler le matériel informatique, sauf accord express du contribuable.

Mais attention, seules les données non couvertes par le secret professionnel peuvent être communiquées. (voir ci-dessous point 10 : Secret professionnel) Les données médicales ne peuvent pas être communiquées

Le pharmacien prendra donc contact avec sa maison de soft, afin de pouvoir effectuer cette communication.

8. Délai de conservation ?

Les livres et documents comptables doivent être conservés pendant 7 ans (jusqu’à l’expiration de la septième année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable). Pour la TVA, le délai est également de 7 ans.

9. Attention au procès-verbal !!!

Bien souvent les inspecteurs arrivent à l’improviste, vous avez des patients dans votre pharmacie et dans la précipitation, vous signez rapidement le PV. Ceci peut avoir des conséquences graves ! Les PV ont force probante jusqu’à preuve du contraire !

Soyez vigilant. Prenez le temps de bien relire le procès-verbal. Vous avez le droit de demander d’y apporter toutes les modifications que vous estimez nécessaires. Si vous n’êtes pas d’accord avec ce qui est écrit, cela doit être signalé dans le procès-verbal. Ne laissez jamais de partie blanche dans le PV qui pourraient être remplies par après. Demandez que cette partie soit barrée.

Vous avez aussi droit à un exemplaire du procès-verbal. Si l’exemplaire ne peut pas vous être donné tout de suite, demandez qu’il soit clairement indiqué dans le PV que l’inspecteur vous transmettra une copie dans les meilleurs délais.

10. Et le secret professionnel ?

Si l’administration le demande, le pharmacien doit effectuer sur son matériel, en présence des agents de l’administration, des copies, dans la forme que les agents souhaitent de tout ou partie des données précitées, ainsi que les traitements informatiques jugés nécessaires à la détermination du montant des revenus imposables. »

De ce texte découle, par exemple, l’obligation de fournir tous les renseignements relatifs aux ristournes accordées… même le nom des personnes pourrait être demandé afin d’éviter les « fausses ristournes », et ce, pour permettre le contrôle auprès des bénéficiaires…

Ceci veut-il dire que lors d’un contrôle fiscal, toutes les données informatiques peuvent être accessibles au contrôleur ?

La réglementation santé publique précise explicitement qu’aucune information ne pourra, sans le consentement écrit du patient, en donner communication pas plus que les informations figurant dans le registre, sur la photocopie, sur le listage informatique ou sur le support magnétique, à qui que ce soit, excepté (…) ». Suit une énumération des personnes pouvant avoir droit à ces données dans laquelle ne figurent pas nominativement les contrôleurs du fisc.

Si le contrôleur du fisc souhaite malgré tout avoir accès à ces données, il convient de demander à un membre de l’Ordre des Pharmaciens d’être présent.

L’administration fiscale est également soumise au secret professionnel. Ils ne peuvent pas utiliser les informations recueillies en dehors des missions qui leur sont imparties